Inzet Big Four kantoren bij ERM programma’s: voordelen, attentiepunten en 4 tips voor succes

Ik heb de Big Four kantoren (KPMG, PWC, Deloitte en EY) bij verschillende ERM verbeterprogramma’s aan het werk gezien. Als opdrachtgever, als “collega” consultant en in enkele gevallen als ik hun werk over moest doen. Als je overweegt om een Big Four kantoor in te schakelen dan zijn er zeker voordelen, maar ook attentiepunten. Hieronder een kort overzicht met 4 tips om van hun inzet een succes te maken.

Voordelen inzet Big Four kantoor bij ERM programma

Als het risk management van een organisatie snel verbeterd moet worden is de verleiding vaak groot om een Big Four kantoor in te schakelen. Het is gemakkelijk en er zijn weinig directeuren of managers ontslagen omdat ze een groot en bekend kantoor in de arm namen. En er zijn dan ook duidelijke voordelen. Ik zet de belangrijkste op een rijtje:

• De Big Four beschikken over veel expertise en jarenlange ervaring, opgedaan bij verschillende organisaties;

• Ze kunnen extra resources inzetten om je eigen medewerkers en managers te ondersteunen of te ontlasten als dat nodig is;

• Ze maken gebruik van beproefde methodologieën;

• Ze zijn minder belast met interne vooroordelen die van invloed kunnen zijn op een succesvolle implementatie van een ERM programma en kunnen “momentum” creëren.

“Het inschakelen van een Big Four kantoor zal bijna nooit vragen oproepen bij een Raad van Bestuur, commissarissen of externe toezichthouders.”

Andere meer “politiek” getinte voordelen zijn:

• Het inschakelen van een Big Four kantoor zal bijna nooit vragen oproepen bij een Raad van Bestuur, commissarissen of externe toezichthouders;

• Zelfs als een programma niet (geheel) slaagt dan ben je als opdrachtgever “gedekt” door hun reputatie.

Zo op het eerste gezicht zijn er dus alleen maar voordelen bij het inschakelen van een Big Four kantoor. Toch zijn er in de praktijk ook belangrijke aandachtspunten.

Attentiepunten bij de inzet van een Big Four kantoor

Maar al te vaak hoor je van organisaties die externe consultants hebben ingeschakeld dat het uiteindelijk maar weinig (blijvends) heeft opgeleverd. Hoe gek het ook klinkt, dat hangt vaak samen met de hierboven genoemde voordelen. Een overzicht van de attentiepunten met een korte toelichting:

• Onvoldoende kennis, ervaring of fit van ingeschakelde (junior) consultants;

• Een (te) rigide benadering;

• Focus op extra werk c.q. omzet;

• Relatief hoge kosten.

Onvoldoende kennis, ervaring of fit van consultants

Het business model van de Big Four kantoren is er op gericht om zoveel mogelijk jonge consultants in te zetten. Deze zijn “goedkoop” voor het kantoor en daarmee verhoogt men de marge. Deze consultants zijn weliswaar hoog opgeleid en goed getraind in de methodologie van het kantoor, maar ze beschikken nog over relatief weinig ervaring en cultuursensitiviteit. Ze hebben ook om allerlei redenen de neiging om al snel weer naar een volgende opdracht uit te kijken want dat betekent meer kans op “groei”. Door dit alles kan de kwaliteit, doorlooptijd of zelfs de acceptatie en continuïteit van de activiteiten van het ingeschakelde kantoor binnen een ERM programma negatief worden beïnvloed.

Een (te) rigide benadering

Ieder Big Four kantoor hanteert zo zijn eigen methodologie. Deze zijn door de jaren heen ontwikkelt c.q. verfijnd, aan de hand van “lessons learned” bij verschillende opdrachten. Uiteraard wordt daarbij rekening gehouden met de laatste (wetenschappelijk) inzichten, best practices, eventuele wettelijke eisen en normen van toezichthouders.

Probleem is echter dat iedere organisatie toch net weer anders is. Qua cultuur bijvoorbeeld of qua volwassenheid en management kwaliteit. Bij ERM verbeterprogramma’s moet je daarnaast ook nadrukkelijk rekening houden met wat ik het “absorptievermogen” van een organisatie noem. Maar al te vaak is de projectportfolio overvol en moet een ERM programma concurreren met vele andere prioriteiten. De aanpak van Big Four kantoren houdt daar in mijn ervaring vaak onvoldoende rekening mee (zie ook het volgende punt). Veelal gebeurt dat overigens onder dwang van een te strak tijdsschema opgelegd door de opdrachtgever.

Gerichtheid op extra werk c.q. omzet

De Big Four kantoren zijn geen charitatieve instellingen, maar sterk gericht op omzet en winst. Ze zullen dan ook niet snel “nee” verkopen in een situatie zoals hiervoor geschetst waarbij de organisatie eigenlijk onvoldoende absorptievermogen heeft voor een ERM verbeterprogramma. De oplossing wordt dan vaak gevonden in het aanbieden van meer “handjes”, want dat betekent meer omzet voor het kantoor.

Daarnaast moet je niet vreemd opkijken als een kantoor eenmaal “binnen is” dat de scope van hun werkzaamheden wordt vergroot of dat geprobeerd wordt om vervolgopdrachten te “creëren”. Voorbeelden uit de praktijk: aan een ERM verbeterprogramma worden “deep dives” in bepaalde risicogebieden toegevoegd of er ontstaat een apart programma voor de implementatie van GRC tooling. Dit kan sterk kostenverhogend werken en een negatief effect hebben op de doorlooptijd en zelfs het succes van het ERM verbeterprogramma.

En dat laatste is vaak een discussiepunt: hoe wordt het succes van hun inzet gedefinieerd? Daar kunnen de opdrachtgever en het kantoor best wel van mening over verschillen. Niet zelden geven Big Four kantoren vis aan de hongerige klant in plaats van deze goed te leren vissen. En dan kan het gebeuren dat in 10 jaar tijd driemaal opnieuw een ERM verbeterprogramma wordt opgestart zoals ik bij een klant heb gezien.

Hoge kosten

Een beetje ERM verbeterprogramma heeft, afhankelijk van de volwassenheid en omvang van de organisatie, al snel een doorlooptijd van zo’n 3 jaar. En het team dat nodig is voor de sturing en uitvoering van het programma kan al snel oplopen tot tientallen FTE’s bij grote organisaties. Bij een gebrek aan voldoende interne resources worden dan consultants ingezet op allerlei deelaspecten van het programma zoals risicoanalyse, risicobeoordeling, risicobeleid en -procedures, training en communicatie en technologische ondersteuning.

“De tarieven die Big Four kantoren daarbij rekenen zijn relatief hoog. Voor junior consultants praat je al snel over €150 tot soms €300 per uur, voor mid-level consultants tussen de €250 en €500 per uur en voor senior consultants en partners tussen de €400 en €800 per uur. ”

De tarieven die Big Four kantoren daarbij rekenen zijn relatief hoog. Voor junior consultants praat je al snel over €150 tot soms €300 per uur, voor mid-level consultants tussen de €250 en €500 per uur en voor senior consultants en partners tussen de €400 en €800 per uur. Deze tarieven zijn overigens sterk afhankelijk van het soort opdracht (omvang, urgentie, specifiek benodigde kennis, etc.) en de onderhandelingspositie van de opdrachtgever. Het zal duidelijk zijn dat het inschakelen van een Big Four kantoor voor een organisatie breed ERM programma al snel in de papieren kan lopen.

Na deze toelichting op de attentiepunten bij het inschakelen van een Big Four kantoor is het niet moeilijk om een aantal tips te formuleren om de kans op een succesvolle inzet te vergroten. Ik geef er vier.

Vier tips voor een succesvolle inzet van een Big Four kantoor

Tip 1: bepaal vooraf het profiel van de benodigde consultants

Bepaal aan de hand van de doelstellingen van het ERM programma, de gewenste doorlooptijd en de cultuur en volwassenheid van de organisatie het soort consultants dat nodig is. Los van het feit dat ervaren consultants vaak veel effectiever werken dan junior consultants, is het ook van belang om te kijken naar het soort opdrachten die de aangeboden consultants eerder hebben gedaan. Beschikken ze over relevante branchekennis en hebben ze ervaring met soortgelijke organisaties qua omvang, volwassenheid en cultuur. Wees kritisch als voornamelijk jonge en relatief onervaren consultants worden aangeboden.

Tip 2: wees eerlijk over het absorptievermogen van de eigen organisatie

Als de organisatie een overvolle projectportfolio heeft of midden in een grote reorganisatie zit, wees dan zeer terughoudend met het inschakelen van een Big Four kantoor, ook al bieden ze de benodigde ondersteuning aan. In dit soort situaties is het risico namelijk levensgroot dat na afloop van het ERM programma de organisatie nog steeds niet in staat is om “zelf te vissen”. Alleen als je over voldoende interne resources beschikt die samen met de externe consultants het ERM programma kunnen uitvoeren, waarbij ook de kennisoverdracht geborgd wordt, heeft het zin om een Big Four kantoor in te schakelen.

“Ik kom best wel veel organisaties tegen die een Big Four kantoor inhuren voor een ERM verbeterprogramma zonder dat er van tevoren goed is nagedacht over de doelstellingen en deliverables van het programma.”

Tip 3: stel van tevoren duidelijk vast wat de scope, doelstellingen en deliverables zijn van het ERM verbeterprogramma en bewaak deze gedurende de opdracht.

Ik kom best wel veel organisaties tegen die een Big Four kantoor inhuren voor een ERM verbeterprogramma zonder dat er van tevoren goed is nagedacht over de doelstellingen en deliverables van het programma. Vaak ontbreekt daarvoor de interne kennis of is de tijdsdruk groot om snel iets te “fixen” na een negatieve audit of een aanwijzing van een toezichthouder. Het blijft dan vaak bij oppervlakkige of cosmetische oplossingen die niet goed ingebed zijn en daardoor niet of nauwelijks effect hebben.

Als je zelf niet goed in staat bent om de scope, doelstellingen en deliverables voor een ERM verbeterprogramma te formuleren overweeg dan om speciaal daarvoor een aparte consultant in te schakelen, bijvoorbeeld een ander Big Four kantoor. Eventueel kun je die ook vragen om tijdens het programma periodiek de voortgang en de kwaliteit van de implementatie te bewaken.

Tip 4: zorg voor voldoende budget

Het is een open deur, maar zorg voor voldoende budget! Niets is zo frustrerend als je gedurende de looptijd van het ERM verbeterprogramma om financiële redenen gedwongen wordt om concessies te doen aan de kwaliteit en doelstellingen van het programma. Reken daarom goed door, samen met het beoogde kantoor, welk budget noodzakelijk is en zorg voor een voldoende extra (interne) buffer, rekening houdend met de omvang van het programma en de omstandigheden binnen de organisatie.

Ik hoop dat deze vier 4 tips je helpen om van de eventuele inzet van een Big Four kantoor een succes te maken. Onthoud daarbij dat de sleutel tot succes niet alleen afhankelijk is van het kantoor dat je kiest, maar ook van de eigen inzet en betrokkenheid bij het ERM verbeterprogramma. Door goed samen te werken en de juiste aanpak te hanteren, zal de kans dat jouw programma een succes wordt aanzienlijk toenemen.